2.5 工程部会议管理

工程部的会议可以分为工程部的内部会议、工程部与公司其他部门的会议和工程部与各合作单位之间的会议。由于房地产项目的开发建设是由多家单位来合作完成的，因此，工程部要重视与各合作单位的沟通，而沟通的常用形式就是开会。一般来说，开发商的工程部会与监理单位、施工单位定期举行例会，从而加强各单位的协调及联系，加强在建工程的进度、质量、投资控制的管理，提高工作效率。

2.5.1 工程部内部会议管理要点

（1）召开时间 会议召开时间定为每周一13：00。遇到紧急情况，工程部经理临时确定。

（2）召开地点 项目开工前，会议地点为公司小会议室；项目开工后，会议地点一般安排在项目会议室。

（3）参加人员 参加人员为工程部全体成员。

（4）会议议程 会议由工程部经理主持，议程如下：

1）工程部经理通报目前公司和工程项目进程状况。

2）工程部各成员汇报上周工作和下周工作计划。

3）工程部经理对各工程部成员近期工作进行评述，安排下阶段的工作，对各成员提出具体要求，传达公司有关指示。

4）员工内部业务及思想交流、探讨。

（5）会议记录 工程部秘书记录和整理会议内容。

2.5.2 工程部与公司其他部门协调会议管理要点

（1）召开时间 根据现实需要确定会议召开时间。

（2）召开地点 公司小会议室或项目会议室。

（3）参加人员 公司有关领导、公司各相关职能部门人员、工程部经理或工程部其他人员。

（4）会议主要内容 会议主要内容如下：

1）公司有关领导简单通报前次协调会到本次协调会期间项目质量、进度、安全等情况。

2）各部门代表提出前次协调会上尚未解决的问题。

3）各部门代表提出需要各职能部门协调解决的问题及解决问题的具体时间。

（5）会议纪要 工程部经理指定与会工程部人员记录整理会议情况，形成《工程部协调会议纪要》（见表2-8）。本纪要是与会各方经过讨论得出的一致意见，必须遵守执行，无故缺席方视为无异议，必须无条件执行。会议纪要也可作为施工现场变更、补充预算和签证的依据。

表2-8 工程部协调会议纪要

2.5.3 三方会议的准备资料

对于甲方与监理方、施工单位定期举行的例会，甲方工程部经理应提前做好会议资料的准备工作。监理方会议资料应经甲方工程部经理复核后，由监理方资料员将甲方准备的会议资料和监理方准备的会议资料进行汇总并打印。甲方、监理方、施工单位各持一份。

（1）甲方准备的会议资料 具体如下：

1）在进场会议中未提供的场区资料。

2）涉及施工单位的管理规定。

3）公司工作流程。

4）项目部人员分工和通信方式。

5）对监理的授权书。

6）下一步的工作计划和要求。

（2）监理方准备的会议资料 具体如下：

1）分部分项工程报验程序。

2）工程进度管理程序。

3）涉及监理方的相关规定。

4）专业监理工程师分工和通信方式。

5）下一步的工作计划和要求。

2.5.4 三方会议的管理流程

对于三方参与的例会，各方相关人员必须熟悉会议的流程，及时做好各自的相关的工作，以保证会议顺利、高效进行。表2-9介绍了例会管理流程。

2.5.5 三方会议的管理要点

1.现场施工工程例会管理要点

（1）召开时间 一般每周举行一次，特殊情况下不定期举行专题协调会议。

（2）召开地点 现场施工工程例会一般在项目会议室召开。

（3）参加人员 工程部经理、工程部现场工程师、监理单位驻场总监及监理工程师；施工单位项目负责人、技术及经济负责人、施工员及其他相关分包单位人员。

（4）组织与主持 会议一般由项目工程师组织，由监理单位代表主持。

（5）会议主要内容 主要内容包括：

1）施工单位主要就本阶段的施工情况进行汇报，汇报内容有：

①本期施工质量、进度完成情况和偏差原因分析。

②本期现场管理情况和偏差原因分析。

③下期进度计划和本期存在问题的整改措施。

④完成下阶段工作计划需要甲方、监理方协调解决的问题。

⑤其他需要汇报的内容。

2）监理方主要就本阶段的施工情况和施工单位的汇报进行点评，发言内容有：

①点评本期施工质量、进度、现场管理实际完成情况；评价施工单位本次汇报是否符合实际，否则，进行原因分析。

②汇报上期存在问题的整改情况，评估对下期施工的影响程度并提出建议。

③分析下期工作计划是否合理，否则，提出修正意见和建议。

④答复辖区施工单位提出的问题，能够（在监理授权范围内的且甲方已经明确的）当场解答的给予答复，否则，作出答复时间表。

⑤对下一步施工的建议和要求。

3）甲方主要就本阶段的施工情况进行评价，发言内容有：

①评价并定性本期施工质量、进度、现场管理完成情况和偏差原因。

②评价并确定下期工作计划。

③答复施工单位提出的问题；不能当场答复的，作出答复时间表。

表2-9 例会管理流程

④对下一步工作的安排和要求。

（6）会议纪要 工程部经理必须在现场施工工程例会完成后的24h内，督促监理工程师编写好会议纪要，并且审阅签字认可。

2.现场专题技术会议管理要点

（1）召开时间 现场专题技术会议召开时间视现场施工情况而定。

（2）召开地点 会议一般在项目会议室召开。

（3）参加人员 工程部经理、工程部现场工程师、监理单位驻场总监及监理工程师；施工单位项目负责人、技术及经济负责人、施工员；相关技术支持单位。

（4）组织与主持 会议由工程部各专业工程师根据现场施工情况而组织召开，一般由监理工程师主持。

（5）会议主要内容 主要内容包括：

1）听取施工单位就工程项目某特定技术问题的解决办法、施工措施的处理意见。

2）监理工程师根据合同约定、国家规程规范要求提出的解决办法与措施。

3）工程部经理发表决定意见。

4）工程部、监理单位、施工单位就工程项目某特定技术问题经协商后达成一致意见。

（6）现场专题技术会议纪要 现场专题技术会议在完成后，房地产公司工程部经理监督监理工程师编写会议纪要，并且代表建设单位与施工单位各负责人、监理单位总监共同审定会议纪要，于2日内报送建设单位工程部备案。

（7）重要的专题技术会议纪要 对于重要的专题技术会议的会议纪要（如设计方案的确认、单项施工组织设计审查、涉及合同技术条件变更等），工程部经理必须报主管工程副总经理和项目总经理批准。

3.项目各种专题会议管理要点

（1）召开时间 项目各种专题会议召开时间根据实际情况确定。

（2）召开地点 会议一般在项目会议室召开。

（3）专题会议的分类 专题会议类别如下：

1）常规性专题会议，包括基础验槽专题会、图纸会审等。

2）非常规性专题会议是指为解决工程部无法按常规程序处理的问题而召开的协调会议。

（4）参加人员 会议参加人员包括：

1）常规性专题会议参加人员，包括工程部工程师、监理工程师、设计部和成本管理部工程师。

2）非常规性专题会议参加人员，包括公司有关领导、工程部工程师、监理工程师、设计部和成本管理部工程师、被邀请的专家。

（5）会议纪要 由工程部经理指定与会工程部人员记录会议情况，形成专题会议纪要。此会议纪要是与会各方经过讨论得出的一致意见，必须遵守执行。此会议纪要也可作为现场施工变更、补充预算和签证的依据。

4.项目监理例会管理要点

（1）召开时间 项目的监理例会为每周一次，具体时间各方协定。

（2）召开地点 会议在项目会议室或监理办公室召开。

（3）参加单位 工程部部分成员、在现场施工的各施工单位和监理单位。

（4）主持与纪要编号 会议主持单位为监理单位。会议纪要由监理单位编写，经工程部审阅后发放给与会单位。

（5）会议主要议题 会议主要议题为现场施工质量、进度、安全文明施工及各工种、各工序的配合。

（6）会议主要内容 先逐条总结前次监理例会提出的问题落实情况。再由监理单位主持讨论现存问题，并且得出统一意见。

（7）会议结论性文件 对于会议纪要或其他经有关方面共同讨论形成的结论性文件，与会各施工单位在收到文件后应予以核对，如有疑惑或异议，应于收文后3个工作日内以书面形式进行反馈。

（8）会议结果执行 各施工单位必须遵守并执行达成的统一意见，无故缺席方视为无异议，必须无条件执行。执行不力可采取经济性处罚。

（9）会议纪要的审核 监理例会纪要中涉及费用变更的内容，可作为结算依据。所以，工程部在监理单位发放会议纪要前要对纪要进行审核。

2.5.6 三方会议的纪要管理

1）施工单位在会前1天内提交施工进度计划和统计报表，一式两份；监理、甲方各持一份；对于施工质量、进度存在严重偏差的，还应编写原因分析作为报表的附件。

2）甲方、监理方各专业工程师应事先草拟发言稿件，会后交监理方资料员，以便于整理。

3）监理方资料员应在总监的协助下完成会议纪要的整理和打印工作，并且在发放前报请甲方工程部经理复核。

4）监理方资料员在取得与会各方负责人签字后进行发文和归档。签字代表为：

①施工单位的项目经理或有委托的资料员。

②监理单位的总监或总监代表。

③甲方的工程部经理。

5）会议记录人员可以参考表2-10，做好每次会议的记录工作。

表2-10 会议纪要记录表

2.5.7 会议纪律与会议罚则

1.会议纪律

与会各方不应迟到、早退。早退时应征得总监和甲方工程部经理同意。人员到场后应填写“会议签到表”（见表2-11）。

表2-11 会议签到表

注：1.本表一式多份，参加会议单位各留一份，表后附会议记录内容。

2.不能届时参加的，应电话告知总监和工程部经理，并且书面委托他人参加。

3.会中不应喧哗，严禁打断发言人；插话时应征得发言人同意且在告一段落时。

4.存在意见分歧时，应向总监和甲方工程部经理提交免责证据，不应争执。

5.夏季不应着背心、短裤，不应穿拖鞋。

2.会议罚则

1）对未经同意而不参加会议的施工单位，或者虽经同意但未委派他人参加会议的，按照100元/（人·次）进行罚款；同时，会议决议视为认可。违约单拒不签字的，总监签署意见，甲方给予执行。

2）迟到的人员，未经告知总监和甲方工程部经理同意的，影响会议进程时，按照50元/（人·次）进行罚款。

3）会中大声喧哗、争执并经总监或甲方工程部经理劝阻不止的，甲方工程部经理有权勒令其退场。