——以对外经济贸易大学为例

对外经济贸易大学校友总会　冯利　张瑞　苏隆中

【摘要】校友工作信息化建设是开展校友工作的前提，是高校校园信息化建设的重要组成部分，是满足校友需求的有效途径。校友信息化建设过程中由于历史遗留问题、经费统筹问题、缺乏总体规划、观念落后，导致了体制孤岛、资金孤岛、标准和信息孤岛、应用孤岛四个方面的问题。本文基于可操作性理念，有针对性地给出了五条对策：确立发展的战略理念，建立有效的CIO机制；提高资金的利用效率，建立多元的资金渠道；打破信息化部门壁垒，建立统一的标准机制；更新数据库建设理念，建立同步周期数据库；拓展新媒体信息视野，建立移动信息分享平台。

【关键词】校友；信息化建设；高校；CIO机制；数据库

校友是一个对母校有着天然高度认同感的群体，是保证高校持续发展的宝贵资源，对高校的改革和发展有着不可替代的重要作用。在当今多元化和复杂化的社会发展进程中，校友在其职业领域和社会上的地位对高校的整体办学水平和社会声誉起着极大的正面导向作用，如何进一步整合开发校友资源，深度有效挖掘校友的潜力，实现校友资源的合理利用，已然成为当下所有高校校友工作的当务之急。然而，对校友资源的任何开发、整合、利用和挖掘都离不开对校友资源的管理，因此，如何充分利用现代网络技术，提升高校校友工作信息化建设水平，已成为信息化背景下各高校开展校友工作不得不面对的一项重要课题。

一、校友工作信息化建设的必要性

1.校友工作信息化建设是开展校友工作的前提

在当今社会高度信息化的大环境下，信息以及信息的有效性显得尤为重要，校友工作信息化的建设实际上是校友工作的信息化。分布在国内外各地区不同领域、不同岗位的校友们是校友工作开展的主要对象和主体，如何联系到这些校友，以及联系到这些校友后如何保持、维护和进行互动，是开展校友工作的基础和重中之重。因此，联系到校友，确保联系渠道畅通，建立扎实完整的校友信息数据库，是校友工作信息化的基石，是开展校友工作的前提。校友工作信息化建设的首要任务即是收集校友信息，掌握尽可能完整的校友信息是开发挖掘校友资源的基础，通过现代化网络技术和管理手段的运用，对收集到的信息进行分类整理和组合，以提高校友信息管理和开发的工作效率。^[1]

目前校友工作中收集的校友信息主要包括最为基础的姓名、性别、学历、专业、毕业年份等基本信息，这些信息相对准确，且不会随时间而改变；但是由于受到工作方式和生活节奏的影响，校友的联系电话、工作单位、通讯地址等信息变化相对频繁，且校友数量庞大并逐年增加，因此，如果利用传统方式，则校友信息的更新将会变得极为不易；此外，校友返校收集到的校友信息、各院系自身收集汇总的校友信息，此类信息冗余度极高，如果不借助于校友信息化的建设，这些问题将会成为有效开展校友工作的瓶颈，不仅严重降低工作效率，而且很难实现校友信息及时更新和汇总整理。因此，全面实施校友工作信息化建设刻不容缓。

2.校友工作信息化建设是高校校园信息化建设的重要组成部分

高校校园信息化的服务对象主要是在校在读师生。一方面，校友作为已经毕业的学生并不在高校校园信息化的服务范围内，因此，校友工作信息化建设是对高校校园信息化建设的有效补充，校友工作信息化建设承担着管理每年从学生管理系统中“被退出”的学生信息的任务，但是管理方式又与现有的学生管理系统存在很大差别；另一方面，现在的在校生即是未来的校友，加强在校生的校友意识的培养本身就是校友工作的一部分，将在校生的相关信息纳入到校友工作信息化系统中，可以有效地扭转“培养一批学子，丢失一批校友”的窘境，从而助推高校信息化的全面、系统建设。

3.校友工作信息化建设是满足校友需求的有效途径

校友离开母校走向社会，分布在海内外各地，虽不能经常回母校探访，却会异常思念、牵挂母校，并想要了解母校的最新发展。定期推送校友通讯、文字、图片、声音、视频等，可以生动直观地展示母校近况，缓解校友的思念之情。很多校友愿意回报母校，为母校的发展做贡献，但是地域不便和烦琐的手续又使校友“望而却步”；设立专门的、安全的、简易的在线捐赠系统，不仅可以方便校友随时随地捐赠，而且也有助于对校友捐赠信息进行反馈。校友们毕业后，往往需要寻找昔日的同窗、了解老同学的信息并建立联系，面对庞大的数据量和不断更新的联系方式，要想满足校友们的需求，必须依靠校友工作信息化的建设。因此，校友工作信息化的建设也是为校友服务的，是满足校友与校友之间、校友与母校之间沟通交流需要的有效途径。