三、高校校友工作信息化建设发展的对策及建议

1.解决体制孤岛问题——确立发展的战略理念，建立有效的CIO机制

正确的校友工作信息化建设指导思想和理念至关重要，尤其是学校领导层要提高认识，转变观念，明确方向，充分认识到加快校友工作信息化建设的重要性和紧迫性，明确高校信息化建设的目标和任务，要从行动上而不是口头上实施校友工作信息化。建立完善、有效的CIO体制，形成强有力的组织保障体系和持续长效发展的生态发展体制，对校友工作的信息化建设具有重要意义，是解决体制孤岛问题的有效途径。CIO是chief information officer(信息主管)的缩写，最早始于美国政府机构，兴盛于企业，后来被美国多数高校所采用。CIO最初的定义是：它是高级行政管理团队的一员，技术和其他信息资源的管理者，IT计划的负责人，新系统发展的负责人，政策发展制定的负责人，机构整体战略计划程序制定的参与者。^[3]完整的CIO机制应包含领导层、联络层、监听层、传播层、故障排除层、资源分配层和谈判层。目前CIO机制可以通过两种方式实现：一种是由上至下的行政主导方式，即CIO机制人员由高校统一任命；一种是由下至上的潜移默化方式，即校友总会利用现有的资源持续提供相应服务，形成实质上的CIO机制。^[4]结合我国高校的实际校情，由下至上的方式较为可行。具体做法依次为：在校友总会配备专职信息化成员，负责信息化工作的具体实施、部署和培训等；在各院系和相关职能部门设置校友信息联络员，一个单位一个，联络员可不具备技术基础，负责信息化建设的沟通、协调和最终使用、操作；成立校友咨询委员会，为校友信息化建设的决策提供有效咨询，负责规划、设计、监督、评估和用户体验反馈，校友咨询委员会可以定期更新，接受推荐，吸纳更多有想法的校友加入；由校友会专职信息员1名和开发公司人员1名共同组成技术支部组，人员无须多，但是要明确，负责具体的技术支持和后期维护、再开发；随时将已经成型的实施方案和开发半成品交由领导小组审批，领导小组由分管副校长和校友总会秘书长负责，这是校友工作信息化建设的最高决策机构。

此外，有效的CIO机制是建立在全体成员具有相当的积极性和创造性基础之上的，在实施的过程中进行有效的说明解释、宣传动员必不可少。CIO机制在校友信息化的实施过程中是个渐进的过程，不能一蹴而就；对于在初级阶段与协作阶段的基础性建设应当给予充分重视，审时度势，根据实际校情做好具体计划和措施，提高成功率。

2.解决资金孤岛问题——提高资金的利用效率，建立多元的资金渠道

校友工作是一项周期性的、不间断的长期工作，因此校友工作的信息化建设和维护也将是一项长期、反复的工程，在确保学校的财政投入的同时，建立合理的、自力更生的校友工作信息化投入机制和经费来源机制是信息化建设的有力保障。首先，在项目立项之初，对项目进行合理预期和评估，合理分配有限的资金，优先保证未来5年的项目维护费用。其次，聘请专业风投人士(最好是校友)，引入社会资金，做好投资效益分析；如可以在门户网站和管理系统建设时，预留校友企业宣传栏，并提供在线交易系统，然后将销售额按比例投入到校友信息化建设中；还可以与相关的旅游公司、学校附近的酒店、电子商务企业等各行各业的企业进行合作洽谈，为校友提供特定优惠和折扣。如此结合当前先进的投资运营理念，不仅可以提高系统的访问量和使用率，也可以为相关企业增加业务量，更可为校友信息化建设提供多渠道的资金支持，并逐渐形成学校的独立品牌，以保障信息化建设的长期资金来源。

3.解决标准孤岛问题——打破信息化部门壁垒，建立统一的标准机制

校友工作信息化标准的研究和制定有利于满足学校整体信息化建设的需要，打破各部门之间“各自为战、军阀割据”的现状，消除部门壁垒，建立统一标准机制，是解决校友工作信息化标准孤岛问题的前提。建立校友信息化标准的管理体系，不仅是开展校友工作信息化建设的需要，而且有助于推动学校整体的信息化建设。所谓的标准机制应该是将标准建设融入系统建设之中，重视信息编码、管理、业务、运维服务标准以及标准示范的推广；保证数据在采集、处理、转换、传输的过程中有统一的标准可循，以便最大限度地实现系统在部门间的对接和信息资源共享，同样也可使系统具有较好的扩张性和通用性，减少操作人员的负担，使操作方式简单有效，从而为校友工作信息化建设奠定坚实的基础。

4.解决信息孤岛问题——更新数据库建设理念，建立同步周期数据库

学生与学校之间的关联从学生接到入学通知书那一刻便已经开始，这也是学生生命周期的始点，对于学校而言，这个周期一旦开始便永久存在，没有终点，从广泛意义来看，校友是学生生命周期的大部分存在和重要阶段，“学生→校友”的数据信息应是没有断层的、持续累积的过程。因此，应当成立一个校级层面的学生数据库，将学生在校期间的所有来自教务、学工、就业和研究生部等部门的数据信息进行统筹管理和整合汇总，为每一位学生在校期间的学习和生活建立一个完整的电子信息档案。当学生毕业成为校友后，将该数据库全部迁移到校友管理系统的数据库中，由校友总会和各个院系共同进行后续的更新与维护。由此，形成一条完整的生态数据链，为建成同步周期数据库提供了可能，从而解决了校友工作信息化建设中信息孤岛的问题。

5.解决应用孤岛问题——拓展新媒体信息视野，建立移动信息分享平台

基于互联网的以手机、平板电脑为代表的新媒体电子设备的快速发展，衍生出了诸多的、日新月异的新媒体交互工具和应用软件，且这些硬件和软件正在以各种方式相互结合、渗透和交融，深刻地改变了人们的生活、工作、学习和思维方式。新媒体首先是数字化的，具有快速传播和高度互动的特征^[5]；因此，校友工作的信息化建设若想满足校友的需求，必须借助新媒体技术的优势和发展，充分运用新媒体垄断性的功能优势——即时交流互动和信息迅速传播共享的功能为校友提供服务，并尽可能地将校友信息化建设与当下最热的、使用率最高的微信、微信公共平台等社交媒体的开发平台对接，尽可能地将对新媒体已经习惯了的校友吸引到校友管理系统中来，构建起新的、更有针对性的、客户相对集中的新关系网络，不断拓展信息化建设的视野，提供更多、更有价值的共享资源。

另外，校友工作信息化建设应该包含两期项目——项目一期：开发搭建基于PC端的校友管理系统；项目二期：校友服务App，功能与PC端校友管理系统的功能保持一致，从而最大限度地满足校友随时随地访问的需要，为校友工作信息化建设成果的应用又增添一层保障，从而解决应用孤岛问题。

当前，我国高校正处于创新发展和改革转型的攻坚阶段，挑战与机遇并存。充分开发和有效利用校友资源已经成为高校拓展办学资源、提高教育质量、提升学校品牌的有效途径。高校校友工作者需紧紧抓住此发展机遇，充分明确校友工作信息化建设对于校友工作开展和学校长远发展的深刻意义，站在学校变革和校友工作可持续发展的战略高度，用科学生态发展的眼光，促进和推动校友工作信息化的建设。