·为什么要制定这个措施?
·达到什么目标?
·在何处执行?
·由谁负责完成?
·什么时间完成?
·怎样执行?
C——CHECK查核阶段
查核,即在目标执行过程中或执行之后,对行动的结果进行检验。具体而言,指把目标实施的结果与计划进行比较,检查结果是否与目标实施的进度一致。如果与目标的预期结果出现偏差,要分析并查找原因。
有志于掌握自己命运的人,在工作一个阶段后,都应该时刻反省自己今天所做到的和明天的目标还有多远。如果以其他人做参照的话,也可以了解一下自己的选择和努力是否让自己满意。俗话说:“不怕不识货,就怕货比货”。用自己的现在和过去比,拿自己和别人比,拿现状和目标比……也许,比出的结果会让你产生痛苦,但这是走向进步不可缺少的反省。
A——ACTION处理阶段
在处理阶段,主要是针对检查结果,拟定相应的措施计划,或设定新的改进目标,以防止原来的问题再次发生。如果是执行偏离目标,就要修正自己的行动;如果是目标偏离了实际,就要修正目标,返回到第一步,重复上述四个步骤,直到你达成预期目标,获得成功。这一阶段的另外一个作用是巩固成绩,把成功的经验尽可能纳入标准。遗留问题则转入下一个PDCA循环去解决。
比如,面对失利的目标,反省之后,你会得出一些结论。结论可能让你满意,也可能让你失望。要想在失望中崛起,“百尺竿头,更进一步”,就要学会在付出中有所得。这样才能进入“柳暗花明又一村”的境界,走出失利,走向成功。同时把获得的经验和教训,带到下一个PDCA循环中去。
PDCA循环作为推动工作、发现问题和解决问题的有效工具,策划——实施——查核——处置(改进)四个阶段缺一不可,且必须形成闭环系统,系统的每一次循环,都是为了保证目标的实现。在这里,特别应当指出,PDCA循环中的A是关键环节。若没有此环节,已取得的成果无法巩固。假如你对目标实施中的问题认识不足,也就提不出上一个PDCA循环的遗留问题或新的问题。所以,应特别关注A阶段。
PDCA循环的四个阶段具体又可分解为八个步骤:
步骤一分析和评价现状,找出目标实现过程中存在的问题。
步骤二确定改进的目标,提出各种修改方案,从中选择一个最理想的方案。
步骤三从影响实施的原因中找出主要原因,寻找可能的解决方法,按照决策方案,编制具体的活动计划下达执行,以实现这些目标。
步骤四根据主要原因制定解决对策,并评价这些解决办法及作出选择。这也是第二阶段执行(D)的具体化。