遗憾的是，仅仅有合适的收集工具，并不能保证顺利完成所有收集工作。大多数人都拥有某种形式的收集设备，但是，这些设备或多或少地存在失控的情况。我们一起来看看成功收集的三个必要条件：

1.每一件悬而未决的事情都必须存储在你的收集系统中，而不是在你的大脑里。

2.你应该尽可能地控制收集工具的数量，越少越好，够用即可。

3.你必须定期清空这些设备。

把一切赶出你的大脑

如果你还在使用自己的大脑来追踪多个事务的进展，那么你自然会丧失使用和清空工作篮（或者其他收集工具）的动力。大多数人之所以并不把这些收集工具放在心上，是因为他们知道，这些工具所收集的事务并不完整。在他们的工作篮和大脑中，都存放着一部分“未尽事宜”，因此，他们无法完全信任其中的任何一个。这就导致，他们的大脑处于两头兼顾、疲于奔命的状态之中。这就好似在布满了大洞的弹球台上玩弹球一样，弹球非常容易掉入洞里，让人根本没有兴趣继续玩下去。

应该使收集工具成为你生活方式的一部分。你应该尽量在身边保留这样的工具，这样，无论你身在何处，都可以记录下各种灵光一现的想法。把它们视为你生活中不可或缺的一部分，就像你的钱包、驾驶执照或眼镜一样。

尽量减少收集设备的数量

你需要多少个工作篮，就应该设置多少个，但要限制在你可以应付的最大数量以下。由于你需要收集的信息可能随时随地冒出来，因此，在任何情况下，你都需要能够发挥功效的收集工具。然而，如果收集工具的种类和数量过多，你便可能无法对这些分散的信息很好地进行处理了。

对于高科技收集工具，一般不会出现数量过多的状况，主要是那些低技术含量的工具（如记事簿和工作篮）容易出现这类问题。比如别人给你的便条，就应该好好整理，而不是随心所欲地把它们堆在一起、夹在记事簿里或塞进抽屉中。其他类似的纸质文件也应该井然有序地放进工作篮，而不是乱七八糟地堆积到各个角落里。

随着生活和工作变得日益复杂烦琐，采用标准化的工具和手段来捕捉想法和信息就显得尤为重要。在你的职业生涯当中，你也许会发现，一些工作上的好点子往往不是在工作时间产生的（通常是在你休息的时候产生的）。如果能够利用高效的收集工具来辅助你的思考，那么你便获得了提高工作效率的法宝。