第二，采购会议用品。会议召开期间少不了笔、墨、纸张、名片、文件夹、饮料和声像用具等，这些会议必需品在召开前都应该准备齐全。此外，还要根据会议的需要，决定会议是否需要组织参观、小型便宴等活动，提前做相应的准备。

2.会议期间的礼仪规范

负责会议具体工作的相关人员，在会议召开期间要做好下列工作。

(1)迎宾。如果单位召开的会议比较正规，在举行会议期间，需要安排迎宾人员，在会场内外负责迎送、引导、陪同参会人员。重点照顾单位邀请的贵宾及老、弱、病、残、孕者。对参会人员的要求，要尽可能地满足，力求做到有求必应。

(2)签到。目前公司签到的方式一般有三种情况：一是签名报到；二是刷卡报到；三是交券报到。会议召开期间，负责此项工作的工作人员，应做好本职工作，并及时向有关领导汇报。以便掌握到会人数，维护会场纪律。

(3)安排饮食。如果会议历时较长，会议中间应为参会者准备好工作餐，同时，提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主，最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾，还应为其准备好住宿的地方，一般选在交通方便、清静、整洁的位置。

(4)做好会议记录。正规的工作会议，需要有专门负责记录会议内容的工作人员，记录方式有笔录、打印、录音和录像等。

会议记录的内容一般包括：会议名称、出席人数、列席人、主持人、记录人、时间、地点、发言内容、讨论事项、临时动议和所做出的决定等。记录时要力求做到条理清楚、整齐、准确。

同时，要准确记录会议内容，包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。

3.会议会场的禁忌

在会议会场，与会人员应该注意以下一些事项。

(1)会场与会人员应避免使用过于浓重的香水。

(2)与会人员应尽量避免休闲服饰，应选择保守样式的西装，女士应避免穿着紧身衣参会，发型发饰应整齐美观。

(3)会议发言时，听众的手机要关机或者调成振动，不要打电话或者接听电话，如果确实有重要的事情，可以轻轻地离开座位，走到会场外。

(4)会议进行中参会人员要注意体态，禁止摆出任何懒散和消极怠慢的姿态，不要打哈欠、伸懒腰、挖耳、挖鼻、搔头、打嗝、咳嗽等。

(5)有人发言时，观众应尽量减少饮水次数，以示对发言人的尊重。