批判性思考

你能想出一种你可能会购买垃圾邮件推销的东西的情况吗？为什么或为什么不？

格 式

为了确保你电子邮件消息的最大可读性，要使用简短的语句和段落（尤其是第一段和最后一段）。它们更容易阅读。如果你的电子邮件程序有这个功能的话，将左右边距设为1 到1.5 英寸。不要将大量信息放在一个段落。

信息内容都使用大写字母，这是书面形式的对读者喊叫，被认为是粗鲁的（更不用说大写字母更难读）。如果一些单词或词组需要强调，使用粗体、斜体或者引号会更有效--而且不是那么显眼。

在你发送之前要校对你的消息。不要因为电子邮件快速和方便就变得粗心。你的读者可能会忽视一个偶尔的打字错误或者其他表面错误。然而，过多的错误或者草率的语言会给人留下不专业的印象。

电子邮件是典型的“即时”写作--在键盘输入时编辑并发送。因此，有时候编辑信息者往往会忽视基本的写作原则。一位观察者说，电子邮件会让我们不注意过分的语法错误。你发给你老板的打印备忘录中会有排印错误码？可能的目的是什么？电子邮件的接收者怎么知道你是一个聪明人？

范例1 所示为一封格式恰当的电子邮件消息。

标 题

仔细地选择你邮件的接收者。如果要发送的邮件只适合一两个人，那不要把消息发送给整个邮件发送名单（比如整个部门）。如果需要的话，你可以通过在抄送栏（carbon copy，发送副本的旧方法）或者密件抄送栏（blind carboncopy）输入地址来发送你信息的复本。

当你使用抄送时，初始接收者会看到还有谁收到了信息（为了避免伤感情，可以考虑按照字母顺序对名字排序）。当你使用密件抄送时，初始接收者不会意识到这个消息还发给了别人。

只有在有多个接收者时才用到抄送和密件抄送。迪士尼公司前主席迈克尔·艾斯纳曾说：“我开始相信，如果有什么事情会搞垮一个公司，甚至是一个国家，那这肯定是一开始就不应该发送的电子邮件的密件抄送。