〔解答〕在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家行政机关公文法规的规定，“函”是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。

从内容作用上看，包括以下几个方面。

1．申请函。

申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。

2．商洽函。

商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。

3．询问函。

询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。

4．答复函。

答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复时使用的函。

5．告知函。

告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。

“函”在建国前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。

“函”的内容结构一般由以下几个部分组成。

1．标题。基本上由“三要素”构成，即“制文机关”、“事由”与“文种”，如《中国科学院关于商洽建立全面协作关系的函》。

2．正文。一般是由两个层次组成：

一是制文的依据、缘由与背景，即为什么要发函。如“申请函”开端部分“为什么要申请”的内容，“商洽函”开端部分“提出商洽问题的原因”，“答复函”的开端部分“所引来文的标题及发文字号”等。例如“我局所属区食品公司，担负着该地区猪、禽、蛋的购销任务。根据商业部及市政府关于实行一条龙经营的方针，区供销社经营的收购业务移交给区食品公司。但由于区供销社房屋紧张，只交了业务，未移交房屋，猪、禽、蛋收购无地方。”这是市第二商业局写给市规划局《关于区食品公司建立食品购销站征用土地的函》的第一层次内容。

“你厂于2007年1月，从我厂借去资金11万元，作为贵厂劳动服务公司开办费，当时议定年内偿还”。这是2008年1月10日市第一变压器厂写给市第七变压器厂催还借款的第一层内容。

二是申请、商洽、回复的具体事项。以前述的那份“催款函”为例，其第二层次内容是：“目前，正在编制2008年财务决算，为及时搞好各类款项的清理结账，望贵厂能将所借款项于1月20日前归还我厂。”

3．结尾。属申请及商洽事项的函，通常结尾要写“可否，请审批”、“同意否，望请复函”等；答复函一般可写作“特此复函”。

写好“函”的要领包括以下五点。

1．叙事清楚，说理有节。

“公函”是代表机关向外联系工作、告知、商洽事情、请求支持帮助的公文文种。欲要对方理解、接受、支持，取得圆满的效果，首先叙事要清楚、明白；其次就要说理有节，令人信服。如果这两点做不到，对方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鸣，他就不能千方百计地帮助你解决问题。而要做到上述两点：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用恳切、谦和的语言表述，避免使用“你们要……”，“你们不要……”，“否则，由此引起的一切后果由你方承担全部责任”及“承蒙关照”等命令、声讨和客套、寒暄、过分感激的语体；三是提出的意见、办法、请求符合对方的实际情况。

2．入木三分，用语平和。

当遇有属于纠纷、交涉性的事情，相互致“函”时，也要注意掌握分寸，抑制过激词语，做到叙事入木三分，但用语要显得平和，即“外柔内刚”，切不可使用怒斥、讨伐等语调。俗话说“有理不在声高”，这是由“函”文种的性质所决定的。例如1941年1月20日中共中央革命军事委员会为《皖南事变发表的命令和谈话》，（《毛泽东选集》第二卷）与《共产党七参政员为重申不能出席本届会议理由复参政会函》（1941年3月8日，《中共中央文件选集》第13卷），同属针对“皖南事变”的，但由于文种形式不同，其语气却大相径庭，前者语气十分强劲、激烈，后者措词虽也激烈，但又十分讲究尺度，有理有节。这就更使我们领略到“函”的写作用语特色。

3．短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指写函不必详述过程，不必大发议论，要求字约意丰；“注意技法”是指公函的撰写应根据具体内容，推断对方见函后的心理特征，采用不同的写法。比如，以答复函为例，假若属于肯定性的开头就可以将答复的内容提出，后面再叙述其他有关事宜。这样既能使对方充分掌握函的内容，也能促进单位之间的密切合作关系。假若属于否定性的，开头就不宜将否定的内容提出，而应是先简明、恳切地说明理由，最后表明否定态度，这样能使对方谅解，感到否定是正常的、合理的，不致产生误解和反感。

4．不能将“函”遗忘。

“函”不仅在革命战争时期被广泛使用，而且在当前也是党政公文中一个十分活跃的文种。因为平级或不相隶属单位之间行文要用“函”，向有关主管部门请求批准事项也要用“函”。上级与下级相互询问事宜或上级答复下级也可以使用“函”，从这三点足以说明“函”的使用频率是多么高。但是实际情况恰恰相反，在上述两方面的情况中，一些单位往往不用“函”，而用通知、请示与批复，从而使“函”处于“被公文遗忘的角落”。为了保证党和国家公文法规的贯彻落实，切实促进机关工作的科学化程度，我们应当把“函”从被通知、请示与批复的“淹没”下解救出来，恢复它在公文处理中应有的地位与作用。

5．要准确理解“函代批复”。

对于下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时要使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间形成了一种平行关系，故用“函”代行“批复”来行文，这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。“函代批复”里的“代”字，万万不可当做“代替”来理解，而是强调它的实质，是形式与内在的完整与统一。